如何用一个 AI 智能体管理多个邮箱账户

Outlook 和 Microsoft 365 仍在开发中。 它们还无法在生产环境中连接。下文的全部内容适用于 Gmail、iCloud、Fastmail、Yahoo、Zoho 以及其他 IMAP 邮箱。

几乎没有人只有一个邮箱。你有一个工作地址、一个个人地址，还至少有一个用于副业或你仍持有的域名。每一个跨越两个账户的问题，都会变成在两个地方手动搜索。

让一个 AI 智能体覆盖所有邮箱，就不必再来回切换，但前提是智能体知道哪个邮箱是哪个，并且回复会从正确的地址发出。

为什么一个智能体胜过在邮件客户端之间切换

邮件客户端只是把账户展示给你，它不会回答问题。“Stripe 的收据落在了我的哪个账户里？”意味着要在三个邮箱里搜索，再加上一次判断。一个可以访问每个邮箱的智能体，一次请求就能完成，你不必再充当路由。第二个收益是：只需要一套使用习惯，因为每个账户背后都是同一组工具。

智能体会自己找到这些邮箱

你永远不需要把邮箱 ID 粘贴到提示词里。智能体会调用 inbox_list，它会返回你的密钥可以使用的每一个收件箱，每一项都带有 UUID、邮件地址、显示名称、服务商、可选的服务品牌，以及一个能力对象。其他所有工具都接受 inbox_id（一个 UUID，或一个地址）或 inbox（一个地址），并从该结果中填入。

有两个细节值得了解：

• 发现是免费的。 inbox_list 是唯一一个不计入 Free 每月操作额度的工具，因此智能体可以零成本地重新确认自己的位置。
• 相互冲突的选择器会被拒绝，而不是被猜测。 如果一次调用带着指向某个邮箱的 inbox_id，同时又带着指向另一个邮箱的 inbox 地址，该调用会被拒绝，错误信息会把两者都指出来。常见原因是从对话早期沿用下来的过期 ID。让智能体只用地址重试即可。

把一次请求限定到一个邮箱

直接点名账户。凡是能用 ID 的地方都能用地址，所以用日常语言就够了：

只在 jane@acme.com 里，列出最近两天所有未读邮件，并告诉我今天需要回复哪些。不要动我的其他账户。

你也可以在提示词之外强制限定范围。在控制台中，每个 API 密钥都有一项收件箱访问权限（Inbox access）设置：全部收件箱，或一份明确的清单。被限定到副业邮箱的密钥无法读取另外两个邮箱，无论提示词怎么说。

所谓 fan-out，就是智能体按邮箱逐个调用

这是很多人弄错的地方：一次调用只能到达一个邮箱。 列出、读取、搜索、移动和删除都限定在单个收件箱内，并且没有自动的 fan-out。所以“搜索我的所有账户”实际上是智能体对每个收件箱各跑一次搜索，再自己把结果合并起来。这样做效果不错，但有三个后果：

• 让它先调用 inbox_list，或者直接告诉它你有几个账户。如果它假设只有一个，它会非常笃定地只汇报一个账户的情况。
• 要求给出合并后的答案（“一份合并列表，并标注每条来自哪个账户”），否则你会得到三份彼此独立的报告。
• 用量会随邮箱数量增长。对三个邮箱做一次分流，至少是三次计费操作，而不是一次。

名称与发件人身份

一个字段承担三种职责。每个收件箱都有一个显示名称：它是控制台列表中的标签（Label），是智能体从 inbox_list 读到的 display_name，也是收件人在 From 头中看到、排在地址前面的名字。

因此“work2”在两个层面上都是个糟糕的名字：智能体看不出这个邮箱是做什么用的，而且某些客户端会把“work2”显示在你的地址旁边。请使用陌生人也能看懂的名称，例如“Jane Doe (Acme)”或“Northside Studio”。可以在控制台中该收件箱的发件人名称（Sender name）里设置，也可以用 signature_set 设置，并用 signature_get 读回。名称上限为 100 个字符。

用别名发送的适用范围比大多数人想象的要窄：

• 你自己已连接的地址始终可以作为 From 值使用，在所有服务商上都如此。
• 不同的地址必须是一个已验证的 Gmail Send As 身份，并列在该收件箱 inbox_list 条目的 sender_identities 中。
• 在非 Gmail 的服务商上，如果 From 地址不是该收件箱自己的地址，请求会被拒绝，而不是被悄悄改写。

签名同样是按收件箱设置的：工作地址用一份正式签名，个人地址不用签名。参见为 Claude 设置邮件签名。

按收件箱设置的发送审核

审核是按邮箱配置的。每个收件箱都有一项发送前审核（Review before sending）设置，共三个选项：立即发送、在 AI 对话中显示审核卡片，或仅在控制台中审核。

这正是混合设置用起来舒服的原因：副业邮箱保持立即发送，而每一封工作邮件都先扣下来等待审核。在两种审核模式下，邮件都会被准备好但不会投递，而且批准只能在由所有者或管理员持有的已登录浏览器会话中完成。对话中的卡片只是便利功能，并不是权限边界。AI 智能体发送邮件的人工批准对此有更深入的说明。

三个值得照搬的跨邮箱流程

对所有邮箱做一次早间分流。 要一份统一排序的列表，而不是逐个账户的摘要：

检查我所有已连接的收件箱。给我一份合并列表，列出今天需要回复的内容，按时间从新到旧排列，并标注每条来自哪个账户。不要移动、发送或删除任何内容。

收件箱分流指南里有可以粘贴进这段提示词的评判标准。

当你忘了邮件在哪个账户时找到它。

找到 Hetzner 八月份的发票。在每个已连接的收件箱中搜索，并告诉我它在哪个账户里，以及金额是多少。

在不同角色之间转移一段对话。 当一位私人联系人变成客户时，把邮件线程转发到业务邮箱，并让回复从业务地址撰写。先让智能体确认它正在用哪个收件箱发送。

混用 Gmail 和 IMAP 时会有什么不同

混合设置才是常态，而各家服务商对“文件夹”的理解并不一致。

• Gmail 使用标签。 一次移动会添加一个标签，并把邮件从收件箱中移出。其他标签仍然保留，所以一封邮件可以同时出现在多个位置。
• IMAP 使用文件夹。 移动就是移动：邮件离开一个文件夹，进入另一个文件夹。
• 文件夹名称各不相同。 Archive、All Mail、Spam、Junk 以及各种本地化名称会因服务商而异。让智能体对即将操作的邮箱调用 folder_list。
• 文件夹范围是按收件箱生效的。 把搜索限制在一组文件夹内，只作用于单个邮箱，所以跨账户的按文件夹搜索仍然是每个账户一次调用。

Gmail 标签与 IMAP 文件夹解释了“归档”在两边各自的真正含义。

套餐限制落在哪里

套餐定价的依据是已连接的收件箱数量：

• Free，$0。 一个已连接收件箱。每个 UTC 日历月 150 次计费邮件操作，其中前 7 天不计入。该月度上限适用于 2026-09-13 当天或之后创建的工作区；更早创建的工作区不受此限制。
• Personal，$5 每月或 $48 每年。 三个已连接收件箱，没有月度操作上限，2x 突发速率限制，邮件支持。
• Pro，$15 每月或 $144 每年。 无限已连接收件箱，5x 突发速率限制，更长的分析历史。
• Team，$79 每月或 $756 每年。 无限成员并支持角色，为每个客户或业务提供独立工作区，SSO（SAML/OIDC）和审计日志，优先支持。

一次跨邮箱流程每个邮箱消耗一次操作，所以邮箱数量对用量的影响，和你的使用习惯一样大。详情见价格。

常见问题

智能体怎么知道我指的是哪个邮箱？ 通过 inbox_list，它会返回它可以使用的每个收件箱的地址和显示名称。请在请求中点名地址。相互矛盾的邮箱 ID 和地址会被拒绝，而不是被猜测。

回复会从正确的地址发出吗？ 会，只要你从拥有该地址的收件箱发送：每个收件箱都通过自己的服务商、显示名称和签名发送。使用不同的 From 地址需要一个已验证的 Gmail Send As 身份，在其他服务商上会被拒绝。

我可以让智能体从一个邮箱自由发送，同时扣下另一个邮箱吗？ 可以。发送前审核是按收件箱设置的，因此一个邮箱可以立即发送，而另一个邮箱要在已登录的浏览器中等待你的批准。

这些账户里的邮件会被存储在什么地方吗？ 不会。邮件内容会在每次请求时从你的服务商实时获取，随后丢弃。仅保留加密后的服务商凭证。参见安全。

下一步

免费开始，连接你最繁忙的邮箱，然后问问你的智能体今天有哪些需要回复。当你想要一个答案而不是三个时，再添加第二个和第三个账户。文档提供完整的工具参考，服务商细节说明了每种邮箱类型支持哪些功能。