Cómo gestionar varias cuentas de correo con un solo agente de IA

Casi nadie tiene un solo buzón. Tienes una dirección de trabajo, una personal y al menos una más para un negocio paralelo o para un dominio que todavía conservas. Cada pregunta que cruza dos cuentas se convierte en una búsqueda manual en dos sitios.

Un solo agente de IA sobre todas ellas elimina el cambio constante, pero solo si el agente sabe qué buzón es cuál y si las respuestas salen desde la dirección correcta.

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Por qué un solo agente supera cambiar de cliente de correo

Un cliente de correo te muestra cuentas. No responde preguntas. «¿En cuál de mis cuentas llegó el recibo de Stripe?» es una búsqueda en tres buzones más una valoración. Un agente con acceso a todos los buzones hace eso en una sola solicitud, y dejas de hacer tú de intermediario. La segunda ventaja: un único conjunto de hábitos, porque las mismas herramientas están detrás de cada cuenta. Varias cuentas de correo en Claude y ChatGPT explica la configuración del conector en las dos apps.

El agente encuentra los buzones por su cuenta

Nunca pegas el identificador de un buzón en un prompt. El agente llama a inbox_list, que devuelve todos los buzones que tu clave puede usar, cada uno con su UUID, su dirección de correo, su nombre visible, su proveedor, una marca de servicio opcional y un objeto de capacidades. Todas las demás herramientas toman o bien inbox_id (un UUID, o una dirección) o bien inbox (una dirección), rellenado a partir de ese resultado.

Dos detalles que conviene conocer:

• El descubrimiento es gratis. inbox_list es la única herramienta que no consume la asignación mensual de acciones del plan Gratis, así que un agente puede reorientarse sin coste alguno.
• Los selectores contradictorios se rechazan, no se adivinan. Una llamada que lleva un inbox_id de un buzón y una dirección inbox de otro distinto se rechaza, y el error nombra los dos. La causa habitual es un identificador antiguo arrastrado desde antes en la conversación. Dile al agente que lo reintente solo con la dirección.

Limita una solicitud a un solo buzón

Nombra la cuenta. Las direcciones funcionan en todos los sitios donde funciona un identificador, así que basta con lenguaje llano:

Solo en jane@acme.com, lista todo lo no leído de los dos últimos días y dime qué necesita respuesta hoy. No toques mis otras cuentas.

También puedes imponer el alcance fuera del prompt. En el panel, cada clave de API tiene un ajuste Acceso a bandejas: todos los buzones, o una lista explícita. Una clave limitada al buzón de tu negocio paralelo no puede leer los otros dos, diga lo que diga un prompt.

Buscar en varios buzones es una llamada por buzón

Esta es la parte que la gente entiende mal: una llamada llega a un solo buzón. Listar, leer, buscar, mover y eliminar están siempre acotados a un único buzón, y no hay reparto automático entre buzones. Así que «busca en todas mis cuentas» es el agente ejecutando la búsqueda una vez por buzón y combinando él mismo los resultados. Funciona bien, con tres consecuencias:

• Deja que llame primero a inbox_list, o dile cuántas cuentas tienes. Si supone que hay una, informará con total seguridad sobre una sola.
• Pide una respuesta combinada («una sola lista, etiquetada con la cuenta de la que viene»), o recibirás tres informes separados.
• El volumen crece con el número de buzones. Un triaje de tres buzones son al menos tres acciones facturables, no una.

Nombres e identidad de remitente

Un solo campo hace tres trabajos. Cada buzón tiene un nombre visible: es la Etiqueta en la lista de tu panel, el display_name que el agente lee de inbox_list, y el nombre que los destinatarios ven en la cabecera From, delante de la dirección.

Por eso «work2» es un mal nombre por partida doble: el agente no puede saber para qué sirve el buzón, y algún cliente de correo mostrará «work2» junto a tu dirección. Usa algo que un desconocido pueda leer, como «Jane Doe (Acme)» o «Northside Studio». Configúralo en el panel, en el Nombre del remitente del buzón, o con signature_set, y consúltalo con signature_get. Los nombres tienen un límite de 100 caracteres.

Enviar desde un alias funciona, pero solo desde direcciones que hayas demostrado que son tuyas:

• Tu propia dirección conectada siempre funciona como valor de From, en todos los proveedores.
• En un buzón IMAP (iCloud, Yahoo, Gmail conectado con contraseña de aplicación, cualquier servidor SMTP), una dirección distinta funciona en cuanto se verifica. Añádela en los ajustes de ese buzón en el panel y luego introduce el código que MCPEmails envía a esa dirección. Las direcciones verificadas aparecen en sender_identities dentro de la entrada de ese buzón en inbox_list.
• Outlook envía desde la dirección conectada.
• Una dirección From que no esté verificada para el buzón se rechaza en lugar de reescribirse en silencio.

Las firmas también son por buzón: una formal en la dirección de trabajo, ninguna en la personal. Consulta firmas de correo para Claude.

Revisión de envíos por buzón

La revisión se configura buzón a buzón. Cada uno tiene un ajuste Revisión antes de enviar con tres opciones: enviar de inmediato, mostrar una tarjeta de revisión en la conversación con la IA, o revisar solo en el panel.

Eso es lo que hace cómoda una configuración mixta: deja el buzón del negocio paralelo en envío inmediato y retén para revisión cada envío del trabajo. En los dos modos de revisión el correo se prepara pero no se entrega, y la aprobación ocurre únicamente en una sesión de navegador iniciada por un propietario o un administrador. La tarjeta dentro de la conversación es una comodidad, no un límite de permisos. Aprobación humana para los envíos de correo de un agente de IA profundiza en el tema.

Tres rutinas entre buzones que merece la pena copiar

Un solo triaje matinal de todos los buzones. Pide una única lista ordenada, no un resumen por cuenta:

Revisa todos mis buzones conectados. Dame una sola lista combinada de lo que necesita respuesta hoy, de más reciente a más antiguo, etiquetada con la cuenta en la que llegó. No muevas, envíes ni elimines nada.

El manual de triaje de la bandeja de entrada tiene rúbricas para pegar en ese prompt.

Encontrar un hilo cuando olvidas la cuenta.

Busca la factura de Hetzner de agosto. Busca en todos los buzones conectados y dime en qué cuenta está y cuál es el importe.

Mover una conversación entre roles. Cuando un contacto personal se convierte en cliente, reenvía el hilo al buzón del negocio y haz que la respuesta se redacte desde la dirección del negocio. Pide al agente que confirme primero desde qué buzón está enviando.

Qué cambia cuando mezclas Gmail, Outlook e IMAP

Las configuraciones mixtas son lo normal, y los proveedores no se ponen de acuerdo sobre qué es una carpeta.

• Gmail tiene etiquetas. Un movimiento añade una etiqueta y quita el mensaje de la bandeja de entrada. Las demás etiquetas siguen puestas, así que un mensaje puede estar en varios sitios a la vez.
• IMAP tiene carpetas. Un movimiento es un movimiento: el mensaje sale de una carpeta y llega a otra.
• Outlook tiene carpetas anidadas. Un movimiento es un movimiento, como en IMAP, y las carpetas pueden estar dentro de otras carpetas. Outlook no tiene etiquetas, así que la acción de etiqueta de una automatización aplica una categoría de Outlook.
• Los nombres de carpeta cambian. Archive, All Mail, Spam, Junk y los nombres localizados varían según el proveedor. Haz que el agente llame a folder_list en el buzón que va a tocar.
• El alcance por carpetas es por buzón. Restringir una búsqueda a un conjunto de carpetas se aplica dentro de un solo buzón, así que una búsqueda acotada por carpetas en varias cuentas sigue siendo una llamada por cuenta.

Etiquetas de Gmail frente a carpetas IMAP explica qué significa de verdad «archivar» en cada lado.

Dónde caen los límites del plan

Los buzones conectados son lo que marca el precio de los planes:

• Gratis, $0. Un buzón conectado. 150 acciones de correo facturables por mes natural UTC, con los primeros 3 días sin contar. Esa asignación mensual se aplica a los espacios de trabajo creados el 2026-09-13 o después; los espacios de trabajo creados antes están exentos.
• Personal, $9 al mes o $86,40 al año. Tres buzones conectados, acciones de correo ilimitadas, el doble de límite de ráfaga y soporte por correo.
• Pro, $15 al mes o $144 al año. Hasta 10 buzones conectados, cinco veces el límite de ráfaga e historial de analíticas más largo.
• Business, $39 al mes o $374,40 al año. 10 buzones incluidos y $3 al mes por cada uno extra, miembros ilimitados con roles sin coste adicional, administradores que aprueban los envíos retenidos, un espacio de trabajo separado por cliente o negocio.

Una rutina entre buzones cuesta una acción por buzón, así que tu número de buzones marca el volumen tanto como tus hábitos. Detalles en precios.

Preguntas frecuentes

¿Cómo sabe el agente a qué buzón me refiero? Por inbox_list, que devuelve la dirección y el nombre visible de cada buzón que puede usar. Nombra la dirección en tu solicitud. Un identificador de buzón y una dirección que no coinciden se rechazan, no se adivinan.

¿Saldrán las respuestas desde la dirección correcta? Sí, cuando envías desde el buzón al que pertenece esa dirección: cada buzón envía a través de su propio proveedor, su nombre visible y su firma. Una dirección From distinta funciona en un buzón IMAP una vez que la verificas con un código enviado a esa dirección. Outlook envía desde la dirección conectada, y una dirección From sin verificar se rechaza.

¿Puedo dejar que el agente envíe libremente desde un buzón y retener otro? Sí. Revisión antes de enviar es un ajuste por buzón, así que un buzón puede enviar de inmediato mientras otro espera tu aprobación en un navegador con la sesión iniciada.

¿Se almacena en algún sitio el correo de todas esas cuentas? No. El contenido de los mensajes se obtiene en tiempo real de tu proveedor en cada solicitud y luego se descarta. Solo se conserva la credencial cifrada del proveedor. Consulta seguridad.

Siguiente paso

Empieza gratis, conecta tu buzón más activo y pregunta a tu agente qué necesita respuesta hoy. Añade la segunda y la tercera cuenta cuando quieras una sola respuesta en vez de tres. La documentación tiene la referencia completa de herramientas, y los detalles por proveedor cubren lo que admite cada tipo de buzón.